大多數人出來創業，都是因為擁有自己的行業專長，但是否都擅長內部管理、人事、資訊科技、會計、倉儲和市場推廣呢？數學和物理有方程式，但創業者經營公司又有否方程式呢？
儒家經典《禮記》中的《大學篇》提到：「修身、齊家、治國、平天下！」對個人來說，這句話意思是要不斷自我修養、管理好家庭、參與國家治理，以實現天下太平。對於一家中小企業來說，我的理解則是：「修身」所指的是要把產品做好，「齊家」是指要管理好公司，「治國」就是要把產品推廣出去，最終使公司做大，令產品成為行業中的佼佼者。
對於大多數創業的老闆來說，要「修身」把自己的產品做好，應該不是難事。「齊家」則是把公司管理好，這就需要 IT、會計、倉儲等多種專業知識。今時今日，許多這些工作都可以外判，例如近年流行使用雲端服務代替電腦主機，因此 IT 服務也可以外判。又或者在倉儲方面，香港的人力和空間都是昂貴的，因此第三方物流公司亦應運而生。
雖然不少工作可以外判，但單據文件如報價、合同、發票、採購、應收款和應付款等，乃是公司經營的核心部分，仍然需要內部人手去處理。例如，即使把物流工作外判了給第三方公司，但一樣要有清晰明確的單據提供給對方，才能做好管理和溝通。
筆者有不少客戶，過往仍沿用 Word 和 Excel 等單機軟件報價、開立合同，然後再用人手將發票輸入系統。這種做法，往往會花費大量人力在查找文件上，影響營運效率，亦無法全面實現數碼化。因此，一套整合的 ERP 系統（Enterprise Resource Planning），就成為協助他們完善流程的管理工具。
筆者近日看到本地會計財務人才短缺的新聞，令我聯想起在會計總帳方面，ERP 系統的導入能為企業所帶來的好處。根據我們的經驗，許多中小企老闆並沒有會計專業知識，難以獨立處理公司的會計數據。但在使用 ERP 系統後，99% 的數據可以直接由應收款和應付款自動過帳至總帳，只有極小量的數據需要手動輸入。這對於中小企營運而言，可以省去了一個財務總監的人力成本。
當然，這並不是說企業要以系統完全取締人才，而是要讓會計行業更進步！當系統擔當了大量的工序，企業人員就可專注做好更重要的工作，如改善流程、發展策略等。
因此我認為，一套整合 ERP 系統是為企業增值的營運工具，甚至可以說是不可或缺的工具。如果應用了總帳功能，就可以即時查看所有數據，避免出現任何誤差，同時又可盡早規劃好迎接大數據及 AI 時代的挑戰。
中小企業善用 ERP 系統來管理公司，做到「齊家」後自然就能「治國、平天下」：解決內部管理問題，消除內耗，擴展市場，推動公司發展，讓產品成為行業中的佼佼者，實現當初創業的宏大目標。
作者：Eastop 東昇電腦顧問有限公司聯合創辦人及 CEO 鄭競雄（Sophie）
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