大多数人出来创业，都是因为拥有自己的行业专长，但是否都擅长内部管理、人事、资讯科技、会计、仓储和市场推广呢？数学和物理有方程式，但创业者经营公司又有否方程式呢？
儒家经典《礼记》中的《大学篇》提到：「修身、齐家、治国、平天下！」对个人来说，这句话意思是要不断自我修养、管理好家庭、参与国家治理，以实现天下太平。对于一家中小企业来说，我的理解则是：「修身」所指的是要把产品做好，「齐家」是指要管理好公司，「治国」就是要把产品推广出去，最终使公司做大，令产品成为行业中的佼佼者。
对于大多数创业的老板来说，要「修身」把自己的产品做好，应该不是难事。 「齐家」则是把公司管理好，这就需要 IT、会计、仓储等多种专业知识。今时今日，许多这些工作都可以外判，例如近年流行使用云端服务代替电脑主机，因此 IT 服务也可以外判。又或者在仓储方面，香港的人力和空间都是昂贵的，因此第三方物流公司亦应运而生。
虽然不少工作可以外判，但单据文件如报价、合同、发票、采购、应收款和应付款等，乃是公司经营的核心部分，仍然需要内部人手去处理。例如，即使把物流工作外判了给第三方公司，但一样要有清晰明确的单据提供给对方，才能做好管理和沟通。
笔者有不少客户，过往仍沿用 Word 和 Excel 等单机软件报价、开立合同，然后再用人手将发票输入系统。这种做法，往往会花费大量人力在查找文件上，影响营运效率，亦无法全面实现数码化。因此，一套整合的 ERP 系统（Enterprise Resource Planning），就成为协助他们完善流程的管理工具。
笔者近日看到本地会计财务人才短缺的新闻，令我联想起在会计总帐方面，ERP 系统的导入能为企业所带来的好处。根据我们的经验，许多中小企老板并没有会计专业知识，难以独立处理公司的会计数据。但在使用 ERP 系统后，99% 的数据可以直接由应收款和应付款自动过帐至总帐，只有极小量的数据需要手动输入。这对于中小企营运而言，可以省去了一个财务总监的人力成本。
当然，这并不是说企业要以系统完全取缔人才，而是要让会计行业更进步！当系统担当了大量的工序，企业人员就可专注做好更重要的工作，如改善流程、发展策略等。
因此我认为，一套整合 ERP 系统是为企业增值的营运工具，甚至可以说是不可或缺的工具。如果应用了总帐功能，就可以即时查看所有数据，避免出现任何误差，同时又可尽早规划好迎接大数据及 AI 时代的挑战。
中小企业善用ERP 系统来管理公司，做到「齐家」后自然就能「治国、平天下」：解决内部管理问题，消除内耗，扩展市场，推动公司发展，让产品成为行业中的佼佼者，实现当初创业的宏大目标。
作者：Eastop 東昇電腦顧問有限公司聯合創辦人及 CEO 鄭競雄（Sophie）
欲觀看更多 Sophie 撰寫的文章，可按此瀏覽。